Ordre conseillé pour commencer

1. Connectez-vous à votre espace BastCompta.
2. Vérifiez vos informations de base et vos paramètres.
3. Connectez Google Drive si vous souhaitez utiliser les sauvegardes cloud.
4. Créez ou encodez vos premiers clients.
5. Créez vos premiers devis ou factures.
6. Cliquez sur la disquette 💾 pour sauvegarder vos modifications.
7. Contrôlez régulièrement vos données dans les modules Comptabilité et Suivi client.

Comprendre la disquette 💾

Le bouton disquette sert à sauvegarder les données du portail et/ou des modules chargés.

Après avoir créé ou modifié un document, un client, une facture, un achat ou un paramètre important, il est conseillé de cliquer sur la disquette pour éviter toute perte.

Si Google Drive est connecté, certaines sauvegardes peuvent aussi être envoyées dans l’espace Drive prévu par BastCompta.

Différence entre affichage et sauvegarde

Voir un document à l’écran ne veut pas toujours dire qu’il est définitivement sauvegardé partout.

Après modification importante, cliquez sur sauvegarder. C’est particulièrement important avant de fermer le navigateur, changer d’onglet, importer des données ou restaurer une sauvegarde.

Créer un devis ou une facture correctement

1. Ouvrez l’onglet Devis & Facture.
2. Créez un nouveau document.
3. Choisissez le type : devis, facture ou rappel selon le besoin.
4. Encodez le nom du client de manière claire et constante.
5. Vérifiez le numéro du document.
6. Ajoutez les lignes : description, quantité, unité, prix, remise et TVA.
7. Contrôlez les totaux HTVA, TVA et TVAC.
8. Cliquez sur la disquette 💾 pour sauvegarder.
9. Imprimez ou exportez le PDF si nécessaire.

Renommer correctement le document

Quand vous transformez ou reprenez un document, pensez à adapter son numéro et son type.

Un devis ne doit pas garder un numéro de devis lorsqu’il devient une facture. Par exemple, un devis D-2026-001 doit devenir une facture F-2026-001.

De la même manière, si un document devient un rappel, il peut être renommé avec une référence de rappel, par exemple R-2026-001.

Cette logique évite les confusions entre devis, factures et rappels. Elle permet aussi de retrouver plus facilement les documents dans le suivi client, les exports, les sauvegardes et la comptabilité.

Avant de sauvegarder ou d’envoyer en comptabilité, vérifiez toujours que le type de document et son numéro correspondent bien à la situation réelle.

Liaison automatique avec le Suivi client

Quand un document contient un nom client et un numéro de document, BastCompta peut utiliser ces informations pour créer ou mettre à jour automatiquement des éléments dans le module Suivi client.

Le nom du client sert de base pour retrouver ou créer la fiche client. Le numéro du document permet d’identifier le devis, la facture ou le rappel.

Pour que cette liaison fonctionne bien, gardez toujours la même écriture du nom client. Par exemple, évitez d’encoder une fois “Dupont Jean”, puis une autre fois “Jean Dupont” si vous voulez que tout se regroupe proprement.

Boutons “Reprendre devis” et “Reprendre facture”

Les boutons “Reprendre devis” et “Reprendre facture” permettent de récupérer rapidement les informations d’un document déjà créé afin d’éviter de tout réencoder manuellement.

Dans une facture, le bouton “Reprendre devis” sert à reprendre les informations d’un devis existant pour créer ou compléter la facture correspondante.

Dans un devis, le bouton “Reprendre facture” sert à reprendre les informations d’une facture existante si vous devez recréer ou adapter un devis à partir d’un document déjà encodé.

Pour que la reprise fonctionne correctement, le document source doit être ouvert ou accessible dans l’application. Il faut donc d’abord ouvrir le devis ou la facture concernée avant d’utiliser le bouton de reprise.

Après une reprise, contrôlez toujours le nom du client, le numéro du document, le type de document, la date, les lignes, les quantités, les prix, les remises, les taux TVA et les totaux avant de sauvegarder.

Pensez aussi à renommer le document si son rôle change : par exemple passer de D-2026-001 à F-2026-001 lorsque le devis devient une facture.

Ces boutons sont pratiques, mais ils ne remplacent pas un contrôle humain : si vous reprenez un ancien document, certaines informations peuvent ne plus être à jour.

Bouton “Envoyer en comptabilité”

Le bouton “Envoyer en comptabilité” permet de transférer une facture vers le module Comptabilité afin d’alimenter automatiquement le suivi des ventes, des montants HTVA, de la TVA et du total TVAC.

Ce bouton est important, car il évite de devoir réencoder manuellement la facture dans la comptabilité.

Avant de l’utiliser, vérifiez attentivement la facture : client, numéro de facture, date, lignes, montants, taux TVA, total HTVA, total TVA et total TVAC.

Attention : si une facture est envoyée plusieurs fois en comptabilité, elle peut créer un doublon ou fausser les totaux de ventes et de TVA.

Il faut donc éviter de renvoyer une même facture sans vérifier si elle existe déjà dans le module Comptabilité.

Après l’envoi, ouvrez l’onglet Comptabilité et contrôlez que la facture a bien été reprise, que les montants sont corrects et que la période TVA est cohérente.

En cas de doute, supprimez ou corrigez l’entrée comptable avant de préparer une déclaration ou un récapitulatif.

Pourquoi sauvegarder après un document ?

Après création ou modification d’un devis, d’une facture ou d’un rappel, cliquez sur la disquette 💾.

Cette action permet de conserver le document dans les données de l’application et, selon la configuration, de l’envoyer ou le synchroniser avec Google Drive.

Sans sauvegarde, un document peut rester visible temporairement mais ne pas être repris correctement dans les sauvegardes, le suivi client ou les exports.

PDF et impression

Utilisez l’impression ou l’export PDF lorsque le document est complet et vérifié.

Avant d’envoyer un PDF au client, contrôlez toujours l’adresse, le numéro du document, la date, les montants, la TVA, les conditions éventuelles et les informations de paiement.

Rappels

Les rappels servent à suivre les factures non réglées ou les documents qui nécessitent une relance.

Gardez des numéros et noms clients cohérents afin que les rappels puissent être correctement reliés dans le suivi global du client.

Rôle du module Comptabilité

Le module Comptabilité sert à suivre les éléments utiles à votre gestion : ventes, achats, frais, investissements, TVA et résultat estimé.

Il s’agit d’une aide à l’organisation et à la préparation. Les montants doivent toujours être contrôlés avant une déclaration officielle.

Encoder une vente

1. Ouvrez l’onglet Comptabilité.
2. Allez dans la partie ventes.
3. Encodez la date, le client, le numéro de facture et les montants.
4. Vérifiez la ventilation HTVA, TVA et TVAC.
5. Sauvegardez après encodage.

Encoder un achat

1. Encodez le fournisseur, la date, le numéro de facture et le type d’achat.
2. Vérifiez si la TVA est déductible totalement, partiellement ou non déductible.
3. Classez correctement l’achat : frais, marchandise, investissement ou autre catégorie.
4. Sauvegardez après encodage.

Contrôler la TVA

Avant toute déclaration, comparez les totaux BastCompta avec vos factures originales et vos documents réels.

• Les ventes doivent correspondre aux factures émises.
• Les achats doivent correspondre aux factures reçues.
• Les taux TVA doivent être corrects.
• Les notes de crédit, acomptes ou cas particuliers doivent être vérifiés.

Cas à vérifier attentivement

Certains cas demandent un contrôle humain : autoliquidation, achats intracommunautaires, TVA non déductible, frais mixtes, véhicule, carburant, restaurant, cadeaux clients, investissements ou notes de crédit.

En cas de doute, il vaut mieux demander confirmation au comptable.

Période TVA clôturée : lignes grisées dans ventes et achats

Lorsqu’une période TVA est clôturée, les ventes et achats liés à cette période peuvent apparaître en grisé dans les tableaux.

Ce grisé sert à signaler que ces écritures appartiennent à une période déjà clôturée et qu’elles ne devraient normalement plus être modifiées sans vérification.

C’est une sécurité visuelle importante : si vous modifiez une vente ou un achat d’une période clôturée, les montants TVA déjà préparés ou déclarés peuvent ne plus correspondre.

Si une correction est nécessaire après clôture, notez clairement la raison, vérifiez l’impact TVA et demandez conseil si nécessaire avant de modifier une période déjà traitée.

À quoi sert l’onglet TVA ?

L’onglet TVA sert à préparer et contrôler les informations utiles pour une déclaration TVA.

Il permet de regrouper les ventes, achats, TVA due, TVA déductible et montants liés à une période.

Il ne remplace pas Intervat : il sert à préparer les chiffres avant encodage ou vérification officielle.

Comprendre les périodes TVA

Une période TVA correspond à une période de déclaration : mois, trimestre ou autre période selon votre situation.

Dans BastCompta, les ventes et achats sont rattachés à une période selon leur date. Il est donc très important d’encoder correctement la date des factures.

Avant de clôturer une période, contrôlez que toutes les ventes et tous les achats concernés ont bien été encodés.

Comment remplir une période TVA

1. Vérifiez la période concernée : dates de début et de fin.
2. Contrôlez les ventes reprises dans cette période.
3. Contrôlez les achats repris dans cette période.
4. Vérifiez les montants HTVA, TVA et TVAC.
5. Vérifiez les taux TVA appliqués.
6. Contrôlez les codes TVA proposés.
7. Comparez avec vos factures réelles et vos documents originaux.
8. Encodez ensuite les informations nécessaires dans Intervat ou transmettez-les à votre comptable.

Statut payé

Le statut “payé” sert à indiquer qu’une période ou un montant TVA a été réglé.

Ce statut aide à suivre ce qui a déjà été payé et ce qui reste éventuellement à faire.

Marquez une période comme payée uniquement après avoir réellement effectué le paiement ou reçu la confirmation nécessaire.

Statut clôturé

Le statut “clôturé” indique que la période est considérée comme terminée et contrôlée.

Une fois clôturée, la période ne devrait plus être modifiée sauf correction volontaire.

Dans les tableaux de ventes et d’achats, les écritures liées à une période clôturée peuvent être grisées. Cela signifie qu’elles appartiennent à une période déjà traitée.

Avant de clôturer, assurez-vous que tout est correct : factures manquantes, notes de crédit, achats oubliés, dates, taux TVA et montants.

Pourquoi les lignes deviennent grisées ?

Le grisé dans les ventes ou achats indique qu’une écriture appartient à une période TVA clôturée.

Le but est d’éviter une modification accidentelle d’une facture déjà prise en compte dans une période préparée ou déclarée.

Si vous devez vraiment modifier une ligne grisée, il faut comprendre l’impact : la TVA de la période peut changer et les montants déclarés peuvent ne plus correspondre.

Comprendre les codes TVA

Les codes TVA servent à classer les montants dans les bonnes cases de la déclaration TVA.

Selon le type d’opération, BastCompta peut proposer ou préparer des montants correspondant aux ventes, achats, TVA due ou TVA déductible.

Les codes peuvent dépendre du type de facture, du taux TVA, de la nature de l’achat ou de la vente, et de certains cas particuliers.

Avant déclaration, vérifiez toujours les codes proposés, surtout en cas d’autoliquidation, achat intracommunautaire, TVA non déductible, note de crédit ou investissement.

Contrôle avant déclaration

• Vérifier que toutes les factures de vente de la période sont présentes.
• Vérifier que toutes les factures d’achat de la période sont présentes.
• Contrôler les notes de crédit.
• Contrôler les taux TVA.
• Comparer les totaux avec les documents réels.
• Vérifier les montants à payer ou à récupérer.
• Faire une sauvegarde avant clôture.

Danger principal

Le plus grand risque est de clôturer une période alors qu’il manque une facture, qu’un achat est mal classé ou qu’une facture a été envoyée deux fois en comptabilité.

Avant de clôturer, prenez le temps de contrôler les totaux. Une période clôturée doit être considérée comme une période validée.

À quoi sert le Suivi client ?

Le Suivi client regroupe les informations importantes autour d’un client : documents, factures, coûts, notes, historique, prestations et marge.

Il permet d’éviter de chercher les informations dans plusieurs endroits.

Créer ou retrouver un client

1. Ouvrez l’onglet Suivi client.
2. Utilisez la recherche client ou créez une nouvelle fiche CRM.
3. Encodez le nom, la référence, l’adresse et les remarques utiles.
4. Sauvegardez la fiche.

Lien avec Devis & Factures

Quand un document est créé avec un nom client et un numéro de document, BastCompta peut retrouver ou créer le lien vers la fiche client.

Pour obtenir un regroupement propre, utilisez toujours la même orthographe du client dans les documents.

Exemple : si vous utilisez “Martin Pierre” dans un devis, gardez “Martin Pierre” dans les factures suivantes.

Coûts et marge

Le suivi client peut aider à comparer les montants facturés avec les coûts liés au client ou au chantier.

Encodez les coûts manuels ou les fournitures quand c’est utile, puis vérifiez la marge globale.

Documents client

Les documents liés au client permettent de conserver un historique clair : devis, factures, rappels, notes ou fichiers utiles.

Après ajout ou modification, sauvegardez afin que les données soient bien reprises dans les sauvegardes.

Rôle du module IPP

Le module Impôts IPP aide à regrouper des informations utiles pour préparer une déclaration en personne physique.

Il ne remplace pas Tax-on-web, la documentation officielle ou un comptable.

Comment l’utiliser

1. Actualisez les chiffres si nécessaire.
2. Vérifiez les montants proposés.
3. Contrôlez les codes et catégories.
4. Imprimez ou exportez un récapitulatif si utile.
5. Faites valider les éléments importants avant déclaration officielle.

Points à contrôler

Les codes fiscaux peuvent varier selon l’année, la situation personnelle, le type d’activité et les règles en vigueur.

Les montants proposés doivent être considérés comme une aide de préparation, pas comme une validation officielle.

Pourquoi BastCompta demande Google Drive ?

BastCompta utilise Google Drive pour sauvegarder et restaurer certaines données liées à l’application.

L’objectif est de conserver une copie des données même si le navigateur est vidé, si l’ordinateur change ou si une restauration est nécessaire.

Quelles autorisations sont demandées ?

BastCompta demande notamment l’accès à l’espace Google Drive réservé aux données d’application, appelé appDataFolder, ainsi qu’à l’adresse email Google utilisée pour vérifier quel compte Drive est connecté.

Cet accès permet de créer, lire, mettre à jour ou supprimer les fichiers de sauvegarde utilisés par BastCompta dans cet espace spécifique.

Que faut-il accepter ?

Lors de la fenêtre Google, choisissez le bon compte puis acceptez les autorisations demandées.

Si vous refusez, BastCompta pourra continuer à fonctionner localement, mais les fonctions Drive, synchronisation ou sauvegarde cloud ne fonctionneront pas correctement.

C’est quoi appDataFolder ?

appDataFolder est un espace spécial de Google Drive prévu pour les applications.

• Il n’est pas visible comme un dossier normal dans votre Drive.
• Il sert à stocker des fichiers techniques liés à l’application.
• BastCompta peut afficher ces fichiers via le menu “Fichiers Drive cachés”.

Fichiers Drive cachés

Le menu “Fichiers Drive cachés” permet de voir les fichiers stockés dans l’espace appDataFolder.

Vous pouvez les actualiser, les télécharger, les prévisualiser dans certains cas ou les supprimer si nécessaire.

Ne supprimez pas un fichier Drive caché sans être certain de son utilité.

Pourquoi sauvegarder régulièrement ?

Les données d’une application de gestion sont importantes : clients, factures, achats, TVA, documents et paramètres.

Une sauvegarde permet de récupérer les données en cas d’erreur, changement de navigateur, suppression accidentelle ou problème technique.

Sauvegarde avec la disquette 💾

La disquette sert à enregistrer les modifications courantes des modules.

Utilisez-la après les modifications importantes : création de facture, ajout client, encodage comptable, modification de paramètres ou import de données.

Sauvegarde ZIP complète

La sauvegarde ZIP complète sert à créer une copie globale des données disponibles.

Elle est utile avant une grosse modification, avant une restauration ou pour archiver une situation à une date donnée.

Restaurer une sauvegarde

1. Créez d’abord une sauvegarde de sécurité de l’état actuel.
2. Choisissez “Restaurer une sauvegarde ZIP”.
3. Sélectionnez le fichier ZIP.
4. Confirmez uniquement si vous êtes certain.
5. Contrôlez ensuite les modules principaux.

Une restauration peut remplacer des données existantes. Il faut donc toujours agir prudemment.

Sauvegarde locale ou Drive ?

La sauvegarde locale reste sur votre ordinateur sous forme de fichier téléchargé.

La sauvegarde Drive est stockée dans le compte Google connecté, généralement dans l’espace appDataFolder.

L’idéal est de conserver les deux : une copie locale et une copie Drive.

Le document n’apparaît pas dans le suivi client

Vérifiez que le document contient bien un nom client et un numéro de document.

Vérifiez aussi que le document a été sauvegardé avec la disquette 💾.

Utilisez toujours une orthographe cohérente du nom client.

Google Drive ne se connecte pas

1. Vérifiez votre connexion internet.
2. Cliquez sur “Connecter Google Drive”.
3. Choisissez le bon compte Google.
4. Acceptez les autorisations demandées.
5. Rechargez la page si nécessaire.

Mes données semblent anciennes ou manquantes

Vérifiez d’abord que vous êtes connecté au bon compte.

Contrôlez ensuite vos sauvegardes locales et Drive.

Avant toute restauration, créez une sauvegarde de l’état actuel.

La recherche ne trouve pas un client

Essayez une partie du nom seulement. Vérifiez aussi l’orthographe utilisée dans les documents.

Si le client n’existe pas encore, créez une nouvelle fiche CRM.

Avant de demander de l’aide

Notez le module concerné, l’action réalisée, le message affiché et si possible faites une sauvegarde ZIP avant toute correction.